Los errores de nómina tienen un costo económico y reputacional para las empresas, que se amplifican al cierre de año con el pago de aguinaldo.
De acuerdo con la plataforma Worky, los registros erróneos en la nómina en 2024 costaron en total hasta 900,000 pesos al año. Cada error implica un gasto de 6,000 pesos. Y para el cierre de 2025 Worky estima que los errores aumenten.
“Las inconsistencias y fallas en la nómina están creciendo y generando costos significativos para las empresas”, advierte Worky en un reporte.
Estas fallas en los registros de la nómina salen a la luz a la hora de calcular el aguinaldo, una prestación obligatoria que debe pagarse antes del 20 de diciembre, de lo contrario, el empleador puede ser multado con hasta 500,000 pesos.
De acuerdo con los datos de Worky, 35% de los errores en nómina se detectan por primera vez durante la preparación para pagar el aguinaldo.
Esto ocurre porque los responsables de la nómina revisan las ausencias, incapacidades, modificaciones salariales, bonos pagados, días trabajados o incidencias no registradas.
Al realizar esta revisión surgen los errores cometidos durante el año en alguno o varios de estos rubros debido a la carga de trabajo de las áreas de Recursos Humanos y administración en la época decembrina.
“La tendencia indica que los errores están relacionados con desfases en el cálculo inicial de la nómina a lo largo de todo el año”, indica.
En diciembre se concentra 70% de los pagos de aguinaldo; sin embargo, desde 2023 han aumentado los pagos anticipados, parciales o proporcionales, lo que aumenta los riesgos de errores administrativos.
Multas por errores de nómina
Además de los costos internos para corregir las fallas administrativas, las empresas pueden ser multadas por diferentes autoridades involucradas en el pago de nómina e impuestos.
Por ejemplo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) multa con hasta 112,650 pesos cada CFDI de nómina no emitido o con errores y no aplica la deducción del gasto.
La omisión de cuotas de seguridad social son penalizadas por el IMSS y el Infonavit con montos equivalentes a 40% y 100% de las cuotas no pagadas, más recargos e intereses, recuerda Worky.
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) también sanciona por el incumplimiento en el pago de prestaciones de ley o errores en el cálculo de jornadas laborales con multas por hasta 5,000 veces el valor de la UMA por cada trabajador afectado.
“Las fallas impactan en costos extra para las empresas, así como riesgos legales y reputacionales”, advierte Worky.
Un trabajador que detecta errores en sus pagos comienza a perder la confianza en la empresa, lo que va en detrimento de la reputación de la compañía y de su capacidad para retener y atraer talento.
“El 58% de los colaboradores considera que los errores en pagos afectan su permanencia en la empresa”, estima Worky.
De acuerdo con ADP y el estudio Gente en el trabajo 2024, más de un 40% de los empleados afirmaron experimentar problemas con su nómina, desde pagos equivocados hasta cobros incompletos o retrasos.
“Se convierte en una fuente de frustración y desconfianza. Al final, todo el esfuerzo que has dedicado a construir una cultura de confianza y compromiso puede verse afectado por un simple desajuste entre el bruto y el neto”, advierte ADP.
Algunas de las recomendaciones de ADP para evitar los errores en la nómina son:
Comunicar y educar a los trabajadores cómo se calculan sus pagos y que sepan a quien acudir en caso de dudas.
Cumplir con las leyes, es decir, estar al día con los cambios legislativos referentes a los pagos para evitar sanciones.
No dejar todo a Recursos Humanos, sino incorporar a más áreas relacionadas para tener los datos completos y evitar los errores.
Automatizar los procesos de nómina reduce errores y tiempo para detectarlos a tiempo y corregir.
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Con información de El Economista